DAS EFFIZIENTERE EINRAHMUNGSUNTERNHEMEN Teil 1

Ein effizienteres Einrahmungsunternehmen erledigt Aufgaben mit geringstem Zeit- und Arbeitsaufwand und nutzt die vorhandenen Ressourcen optimal. Ob Ihre Werkstatt groß oder klein ist, ihr Ruf, ihre Rentabilität und ihr zukünftiger Erfolg hängen davon ab, wie gut Sie Ihren Kunden qualitativ hochwertige Rahmen termingerecht liefern.

Jeder Aspekt des Unternehmens beeinflusst die Effizienz, von der Dokumentation bis hin zu den Mitarbeiterbeziehungen, aber jedes Unternehmen ist einzigartig. In dieser Lektion betrachten wir die Dokumentation, die Bearbeitung von Rahmenaufträgen, die Bestellung und Zuordnung von Materialien, die Produktionsplanung und die Chargenfertigung.

AUFTRAGSABWICKLUNG: DOKUMENTATION

Zuerst beschäftigen wir uns mit der Dokumentation. Jeder Einrahmungsauftrag sollte mit einem Arbeitsauftrag beginnen, der während des Designgesprächs erstellt wird und die Kontaktinformationen des Kunden sowie alle Details des Projekts enthält. Eine gute Beschreibung und der Wert des Eigentums des Kunden sind beizufügen, ebenso wie alle notwendigen Informationen über Versicherung und Haftung.

Darüber hinaus können Einzelpreise und eine Preisübersicht aufgelistet werden. In Bezug auf das Geld ist es immer eine gute Idee, bei Auftragserteilung eine Anzahlung zu verlangen, wobei 50% des Gesamtpreises empfohlen werden. Diese Anzahlung bestätigt das Engagement des Kunden für das Projekt und da die Kosten für die Einrahmungsmaterialien in der Regel weniger als die Hälfte des Gesamtpreises ausmachen, verbessert die Anzahlung auch die Effizienz, indem sie den Cashflow des Unternehmens unterstützt. Diese Angaben sollten in der Dokumentation zu jeder Bestellung enthalten sein.

Der Einsatz professioneller Verkaufssoftware ist einer der besten Wege, die Effizienz zu verbessern, da sie so viele Vorteile bietet. Erstens verfolgt die Verkaufssoftware die Aktualisierungen der Lieferanten, so dass es einfach ist, ihre Artikel und Preise auf dem neuesten Stand zu halten. Die Software speichert außerdem vollständige Kundendaten und Auftragshistorien und ermöglicht die Auswertung verschiedenster Berichte über Materialverbrauch, Umsatz und Rentabilität.

Zusätzlich zu all diesen Vorteilen kann die Verkaufssoftware die Kundenzufriedenheit beim Rahmendesign erheblich verbessern. Während des Designgesprächs kann ein Barcodescanner sofort Artikelnummern in einen Arbeitsauftrag eingeben, was es für den Einrahmer einfach macht, vergleichende Preisinformationen zu geben, ohne die Mühe zu haben, wiederholt nachzuschlagen und Preise zu berechnen. Und da die Software so schnell und einfach zu bedienen ist, kann der Einrahmer mehr Zeit damit verbringen, mit Kunden über Funktionen und Vorteile zu sprechen. Für Stammkunden können Auftragshistorien sehr hilfreich sein.

Wenn der Rahmenauftrag erteilt wird, stellt die Übergabe einer Kopie des Arbeitsauftrags an den Kunden eine schriftliche Aufzeichnung des Rahmendesigns dar. Das ist wichtig, da der Entwurfsprozess in der Regel die Diskussion über alternative Methoden und Materialien beinhaltet, und das Teilen des Arbeitsauftrags vermeidet Missverständnisse oder Verwirrung über die endgültigen Entscheidungen.

Eine weitere Kopie desselben Arbeitsauftrags sollte in die Werkstatt gehen und das Eigentum des Kunden während des gesamten Produktionsprozesses begleiten, um den Materialfluss zu dokumentieren und die Rahmungsarbeiten zu steuern.

Wenn der Arbeitsauftrag handschriftlich verfasst ist, sollte eine dritte Kopie sicher und getrennt aufbewahrt werden, vielleicht in der Buchhaltung, nur für den Fall, dass die Werkstatt-Kopie während der Bearbeitung des Auftrags verloren geht. Nennen wir das eine Kontrollkopie. Wenn der Arbeitsauftrag in einer Verkaufssoftware aufbewahrt wird, kann er bei Bedarf nachgedruckt werden. Tägliche Backups dieser wichtigen Computerdaten werden empfohlen, da im Falle eines Computerausfalls oder -verlustes die Rekonstruktion der Daten ohne tägliche Backups eine große Aufgabe sein kann.

Eine Rechnung enthält die finanziellen Details des Projekts, insbesondere den Gesamtbetrag des Auftrags, die 50%ige Anzahlung und den Restbetrag. Sie kann Teil des Arbeitsauftrags oder ein separates Dokument sein, aber in jedem Fall müssen der Kunde und die Buchhaltung über diese Informationen verfügen.

Die von der Verkaufssoftware getrennte Buchhaltungssoftware ist für den effizienten Betrieb eines jeden modernen Unternehmens unerlässlich. Es gibt viele Programme - wählen Sie eines aus und nutzen Sie es sinnvoll. Außerdem ist es eine gute Idee, die Finanzdaten des Unternehmens regelmäßig von einem professionellen Buchhalter überprüfen zu lassen; im Allgemeinen werden vierteljährliche Überprüfungen empfohlen. Ein professioneller Buchhalter kann auch bei der Komplexität der Steuerberichterstattung helfen.

BEARBEITUNG VON RAHMENAUFTRÄGEN

Die Bearbeitung eines Rahmenauftrags beginnt also mit dem Designgespräch, der Erstellung eines Arbeitsauftrags, einer Anzahlung und der Verteilung der Unterlagen an Kunden, die Werkstatt und die Buchhaltung.

Im nächsten Schritt wird das Eigentum des Kunden bis zum Beginn der Arbeiten eingelagert. Für die Lagerung eingehender Arbeiten können große Schubladen, überdachte Kisten oder Regale und andere Vorkehrungen genutzt werden, in denen das Eigentum des Kunden sauber, trocken, sicher und geschützt aufbewahrt ist.

Richten Sie anschließend eine effiziente Auftragsabwicklung über alle Produktionsschritte hinweg ein. Im Hinterzimmer kann dies effizient geschehen, indem Sie einen zentralen Terminkalender verwenden, um die Rahmenarbeiten von Anfang bis Ende zu verfolgen. Dieser Kalender muss für jeden in der Werkstatt zugänglich sein und regelmäßig mit handschriftlichen Notizen aktualisiert werden, daher sollte er ziemlich groß sein, mindestens 60x90cm, und an einem leicht zugänglichen Ort hängen. Am besten ist eine Glasoberfläche für die bequeme Verwendung mit Whiteboard-Stiften. Der zentrale Terminkalender ist im laufenden Betrieb einfach zu pflegen und zeigt alle Arbeiten der Werkstatt auf einen Blick.

Sobald eine Bestellung angenommen und das Eigentum des Kunden eingelagert wurde, tragen Sie den Namen des Kunden und die Auftragsnummer am Fälligkeitsdatum in den Kalender ein. Wenn ein Arbeitsauftrag mehrere Rahmen umfasst, geben Sie die Anzahl in Klammern an. Sobald die Einrahmung beginnt, markieren Sie die Auftragsnummer mit einem Punkt im Kalender. Sobald die Arbeit erledigt ist, markieren Sie sie mit einem Häkchen.

Dieses Beispiel eines zentralen Terminkalenders zeigt alle aktuellen Rahmenaufträge der Werkstatt in verschiedenen Produktionsstufen. Beachten Sie, dass es leicht zu erkennen ist, welche Aufträge ausgeführt werden, welche abgeschlossen sind und welche noch nicht begonnen wurden. Durch die Aktualisierung dieses Kalenders ist es einfach, jederzeit den aktuellen Status jeder Bestellung im Shop zu sehen.

Abgeschlossene Wochen sind vom Kalender zu entfernen und rechtzeitig umzunummerieren, um die Aufträge des Folgemonats einzutragen.

Während der zentrale Terminkalender eine laufende Aufzeichnung der Aufträge in der Werkstatt enthält, bietet die Werkstattkopie des Arbeitsauftrags eine schriftliche Aufzeichnung des Fortschritts jedes Auftrags. Bis zum Produktionsstart befinden sich alle Arbeitsaufträge an einem von fünf Klemmbrettern, die in der Nähe des zentralen Terminkalenders hängen. So funktionieren diese 5 Klemmbretter:

Am Klemmbrett "Neue Aufträge zur Bestellung" beginnen alle neuen Aufträge mit der Bearbeitung, sobald das Eigentum des Kunden eingelagert und der Auftrag in den zentralen Terminkalender eingetragen wird. In regelmäßigen Abständen - vielleicht täglich, je nachdem, wie oft Sie bei Lieferanten bestellen, überprüfen Sie den Bestand aller Rahmenmaterialien für eingehende Bestellungen. Für jede Komponente des Rahmens wird im Arbeitsauftrag "Auf Lager" oder "Bestellung" vermerkt. Wenn die Materialien alle auf Lager sind, kommt Arbeitsauftrag direkt an das Klemmbrett "Zu erledigende Aufträge", bis die Produktion beginnt. Wenn Materialien bestellt werden müssen, kommt der Arbeitsauftrag an das Klemmbrett "Offene Bestellungen", bis die benötigten Materialien beim Lieferanten bestellt wurden.

Das Klemmbrett "Offene Bestellungen" enthält die offenen Bestellungen an Lieferanten sowie die Arbeitsaufträge, bei denen Materialien bestellt werden müssen. Nach der Auftragserteilung werden die Termine auf den Arbeitsaufträgen vermerkt, die dann in die Zwischenablage "Wartende Aufträge" verschoben werden.

Am Klemmbrett "Wartende Aufträge" befinden sich alle Aufträge, die auf die Lieferung der bestellten Materialien warten. Wenn sich die Bearbeitung eines Auftrags aus irgendeinem Grund verzögert, ist dies das Klemmbrett, an dem er aufgehängt wird.

Wenn alle Materialien eingetroffen sind und das Projekt fortgeführt werden kann, wird der Arbeitsauftrag an das Klemmbrett "Zu erledigende Aufträge" gehängt, bis es Zeit ist, mit dem eigentlichen Einrahmen zu beginnen. Wenn ein Einrahmer also bereit ist, mit einem neuen Auftrag zu beginnen, geht er oder sie an dieses Klemmbrett, um den nächsten Auftrag zu holen. Daher sollten die Aufträge an diesem Klemmbrettin chronologischer Reihenfolge nach Fälligkeit sortiert sein.

Schließlich enthält das Klemmbrett "Fertiggestellte Aufträge" die Aufträge abgeschlossener Einrahmungs-Projekte. Wenn der Rahmen fertig, geprüft und verpackt ist sowie der Kunde zur Abholung aufgefordert wurde, bleibt der Auftrag hier, bis der Kunde den Rahmen abholt. So kann dieses Klemmbrett im Galeriebereich in der Nähe der abgeschlossenen Arbeiten aufbewahrt werden, wo Kunden ihre Rahmen abzuholen. Wenn Kunden vergessen, ihren Rahmen abzuholen, bietet dieses Klemmbrett die für Erinnerungen notwendigen Informationen.

Hier ist ein Beispiel für einen abgeschlossenen Arbeitsauftrag, der in einer Verkaufssoftware erstellt wurde und die Notizen zeigt, die sich während der Bearbeitung des Auftrags gesammelt haben. Diese ausgefüllten Arbeitsaufträge sollten zum späteren Nachschlagen alphabetisch unter dem Kundennamen abgelegt werden. Wenn Sie eine Verkaufssoftware verwenden, ist es ratsam, alle Bestellungen zu überarbeiten, die während der Bearbeitung geändert wurden. Wenn zum Beispiel Ersatzmaterialien verwendet oder Abmessungen korrigiert wurden, wäre das nützlich zu wissen, falls der Kunde irgendwann wiederkommt, um den Auftrag zu duplizieren.

MATERIALIEN SICHERN

Bei der ersten Gelegenheit nach der Aufnahme einer neuen Rahmenbestellung, prüfen Sie den Bestand und ordnen Sie die verfügbaren Materialien zu. So bleibt genügend Zeit für die Konsolidierung des Materialbedarfs und die Auftragserteilung an die Lieferanten, während gleichzeitig genügend Zeit bleibt, um die bestellten Artikel zu erhalten,  bevor sie benötigt werden.

Die Effizienz wird stark durch den Einkauf aller Arten von Rahmenmaterialien beeinflusst. Beispielsweise verursacht ein zu hoher Lagerbestand Kosten, bindet Kapital und benötigt zusätzlichen Platz. Andererseits erfordert ein zu geringer Bestand an häufig verwendeten Artikeln häufigere Bestellungen als nötig. Die Auswertung des Verbrauchs und die Anpassung des Bestands kann manuell erfolgen, aber ein Verkaufssystem ermöglicht die schnellste, bequemste und genaueste Berichterstattung über die Nutzung nach Einzelposten, was dazu beitragen kann, den Bestand im Gleichgewicht zu halten. Unabhängig davon, wie es erreicht wird, ist es wichtig, den Lagerbestand im Gleichgewicht zu halten, um eine Rahmenwerkstatt effizient zu halten.

Rahmenleisten sind oft die kostenintensivste Komponente des Rahmens, und es gibt viele Formprofile, aus denen der Kunde wählen kann. In einer typischen Rahmenwerkstatt werden einige Profile häufig und andere selten verwendet. Daher ist es wichtig, sich für die beste Art und Weise zu entscheiden, jedes einzelne Profil zu kaufen, basierend auf seiner Nutzung. Im Allgemeinen haben wir drei Möglichkeiten:

Der Einkauf in ganzen Längen bietet die niedrigsten Kosten pro Meter, erfordert aber ausreichenden Lagerplatz und verursacht durch das Schneiden und Verbinden der Rahmen zusätzliche Arbeit. Der Kauf von ganzen Kartons bietet noch größere Einsparungen bei den Kosten pro Meter, erfordert aber noch mehr Lagerplatz und die größere Gesamtinvestition könnte den Cashflow ins Stocken bringen. Da es auch einige Reste von Formteilen geben wird, ist Abfall ein Problem. Für Einrahmer, die über die Werkzeuge und das Fachwissen zum Schneiden und Fügen verfügen, können die Kosteneinsparungen erheblich sein, zumindest für ihre häufig verwendeten Formprofile.

Der Einkauf von Abschnitten kostet pro Meter etwas mehr, da der Lieferant die Gehrungen schneidet. Diese Kaufoption benötigt weniger Lagerplatz und Arbeit und es gibt keine Abfälle. Für nicht häufig verwendete Formteile, die die meisten Profile beinhalten können, kann der Kauf von Abschnitten die beste Wahl sein, da die höheren Kosten pro Meter durch die Einsparungen von Arbeit und Abfällen ausgeglichen werden können.

Der Kauf von zusammengefügten Rahmen ist die kostenintensivste Methode zum Kauf von Formteilen, aber diese Methode erspart den Arbeitsaufwand für das Schneiden und Fügen, und wieder gibt es keinen Abfall. Durch den Kauf von fertigen Rahmen entfällt auch die Notwendigkeit, Werkzeuge zum Schneiden und Fügen zu haben, ebenso wie ihre Wartung und die Betriebsfläche, die sie belegen würden. Der Kauf von geschnittenen und zusammengefügten Rahmen kann die effizienteste Nutzung von Ressourcen sein, insbesondere für kleine Geschäfte, denen es an Fläche oder Geld mangelt, um alle typischen. Rahmenwerkzeuge und -geräte zu erwerben.

Qualität ist ein weiterer Faktor, der die Kaufentscheidung beeinflussen kann. Wenn ein bestimmter Lieferant dazu neigt, nachlässige Gehrungen zu schneiden, wäre es vielleicht besser, Längen zu kaufen und die Arbeit selbst zu erledigen, als von diesem Lieferanten Abschnitte oder zusammengefügte Rahmen zu kaufen. Wenn ein bestimmtes Profil zu groß für Ihre Anlage ist, eine komplizierte Form oder eine sehr feine Dekoration hat, könnte es besser sein, den Lieferanten mit diesen Komplexitäten zu beauftragen.

Auch andere Rahmenmaterialien wie Matten, Verglasungen, Montageplatten, Klebstoffe und Beschläge sollten so effizient wie möglich beschafft werden. Bestellen Sie beispielsweise frühzeitig und warten Sie nicht bis wenige Tage vor der Produktion. Es ist am effizientesten, viel Zeit zu haben, um die Materialien zu erhalten und zu überprüfen. Konsolidieren Sie außerdem Artikel und Lieferanten, wenn es sinnvoll ist. Die Bestellung der meisten Ihrer Materialien bei einem oder zwei Lieferanten, anstatt kleinere Bestellungen bei mehreren Lieferanten aufzugeben, spart wahrscheinlich Zeit und Geld. Wenn das für Sie möglich ist, gibt es weniger Bestellungen und Rechnungen zu bearbeiten. Mindermengenaufschläge können vermieden und die Versandkosten reduziert werden. Auch bei größeren Bestellungen können Mengenrabatte möglich sein.

Es mag zwar am effizientesten sein, Materialien zu konsolidieren und von weniger Lieferanten zu kaufen, es entstehen aber auch Vorteile daraus, dass mehrere Lieferanten für wesentliche Artikel vorhanden sind. Spezielle kurzfristige Aktionen oder Rabatte oder vorübergehende Verzögerungen, wie z.B. Bestandslücken oder gelegentliche Schließung für Inventuren oder Urlaube, könnten einen alternativen Lieferanten sehr nützlich machen.

Sobald die Materialien eingetroffen sind, buchen Sie sie ein und bearbeiten Sie die Rechnungen der Lieferanten zur Zahlung. Wenn Rabatte für frühzeitige Zahlungen angeboten werden, können diese zu erheblichen Einsparungen führen. Vermeiden Sie in jedem Fall Zahlungsverzögerungen, die die Geschäftsbeziehung beeinträchtigen könnten. Lieferanten schätzen immer rechtzeitige Zahlungen, und wenn ungewöhnliche Kooperationen erforderlich sind, wie z.B. Sonderrabatte für einen Großauftrag oder dringende Lieferungen, arbeiten die Lieferanten eher mit ihren Rahmenkunden zusammen, die seit langem unverzüglich bezahlen.

PLANUNG DER RAHMENMONTAGE

Die Montage eines Rahmens kann auf vielfältige Weise erfolgen, je nach dem Layout der Werkstatt und dem verfügbaren Personal. Auf jeden Fall ist es sinnvoll, einen einheitlichen Prozess für Routineaufträge festzulegen und einzuhalten, es sei denn, es gibt einen Grund, etwas zu ändern. Hier ist ein typischer Verarbeitungsablauf:

Überprüfen Sie zunächst, ob die richtigen Materialien vorhanden und in gutem Zustand sind. Dies geschieht so schnell wie möglich nach Aufnahme der Bestellung und nach Erhalt der bestellten Materialien. Wenn es also Probleme gibt, haben Sie vielleicht noch Zeit, die Materialien neu zu bestellen und zu erhalten, bevor sie für die Montage des Rahmens benötigt werden.

Im Allgemeinen ist es sinnvoll, einen Rahmen von innen nach außen zu montieren. Beginnen Sie also mit der Befestigung des Kunstwerks, denn diese bestimmt die Abmessungen für die äußeren Rahmenteile. Wenn aus irgendeinem Grund Maßberechnungen geändert werden müssen, sollten Sie dies vor der Verarbeitung der anderen Rahmenbauteile wissen.

Schneiden Sie anschließend die Matten und bringen Sie die dekorativen Elemente an, falls vorhanden. Durch die frühzeitige Ausführung dieser Arbeiten im Montageprozess bleibt Zeit für die gründliche Trocknung der aufgebrachten Farben und Lacke. Fügen Sie die Matte und das befestigte Kunstwerk zusammen.

Nach der Montage des Kunstwerks und der Matte, schneiden Sie das Glas (oder Acryl) zu und montieren bei Bedarf Abstandhalter. Damit ist das "Rahmenpaket" abgeschlossen, das in den Rahmen eingesetzt wird. Bewahren Sie es sauber und sicher auf, während Sie die schmutzige Arbeit des Schneidens und Verbindens mit dem Rahmenprofil erledigen.

Legen Sie schließlich das Rahmenpaket in den Rahmen und vervollständigen Sie die Montage und Fertigstellung, einschließlich der Beschriftung. Das Identifikationsetikett der Werkstatt ist unerlässlich, aber auch andere Informationen können auf der Rückseite des Rahmens angebracht sein. Wenn beispielsweise ein spezielles Aufhängesystem installiert ist, kann eine Aufhängeanleitung für den Kunden hilfreich sein. Wenn der Rahmen besondere Merkmale wie Konservierungsbefestigung oder UV-Filterglas beinhaltet, kann eine Auflistung dieser Merkmale auf der Rückseite des Rahmens nützlich sein, um in Zukunft Reparaturen oder Verbesserungen durchzuführen.

CHARGENPRODUKTION

Lassen Sie uns nun über die Organisation der Produktion sprechen. Für eine kleine Rahmenwerkstatt, in der ein oder zwei Personen nur einen oder wenige Rahmen pro Tag bauen, mag die Reihenfolge des Produktionsprozesses keinen großen Unterschied machen. Aber für eine geschäftige Rahmenwerkstatt, in der mehrere Personen täglich mehrere Rahmen bauen, kann die Reihenfolge der Produktion sehr wichtig für die Effizienz der Werkstatt sein. Betrachten Sie es als eine Frage der Choreographie; stellen Sie sicher, dass alle zur richtigen Zeit am richtigen Ort sind und sich nicht gegenseitig stören.

In jedem Fall kann eine Chargenproduktion die Effizienz der Werkstatt verbessern. Unabhängig davon, wie viele Einrahmer zusammenarbeiten, um Arbeitsplätze einzurichten und zu reinigen, optimal. Wenn ein Einrahmer an einem bestimmten Tag drei Rahmen bauen muss, hätte es Vorteile, die gesamte Befestigung in einem Schritt durchzuführen, dann alle Matten zu schneiden, dann alle Rahmen zu schneiden und zu verbinden und dann die gesamte Montage und Fertigstellung durchzuführen.

Die Chargenfertigung funktioniert besonders gut in größeren Werkstätten, wo die Arbeit an Einrahmer delegiert werden kann, die für bestimmte Aufgaben speziell geschult sind. Die Chargenfertigung platziert jeden Einrahmer in einem begrenzten Bereich der Werkstatt, was Ablenkungen und Zeitverluste beim Wechsel von einer Aufgabe zur nächsten minimiert.

Es gibt allerdings auch einige Nachteile der Chargenfertigung. Die gleiche Aufgabe wiederholt zu erledigen, könnte monoton oder langweilig werden. Für Einrahmer, die Spaß an der Vielfalt ihrer Arbeit haben, kann es besser sein, einen Rahmen von Anfang bis Ende zu bauen, bevor sie zu anderen Aufgaben übergehen. Manchmal kann die Kontinuität der Chargenfertigung unpraktisch sein, wenn die Montage besondere Merkmale berücksichtigen muss. So kann es beispielsweise sinnvoll sein, einen Rahmen aus mehreren übereinander gestapelten Elementen erst zusammenzusetzen  und dann die Tiefe des Rahmens zu messen, bevor man Abstandshalter schneidet.

Der Punkt ist, was in einer Produktionssituation am besten funktioniert, funktioniert in einer anderen möglicherweise nicht mehr. Die beste Vorgehensweise besteht darin, alternative Produktionsmethoden zu erlernen und auszuprobieren und dann auszuwählen, was für jedes Projekt in Ihrer Werkstatt am besten funktioniert.

Wie Sie sehen können, umfasst die Effizienzsteigerung eines Einrahmungsunternehmens viele Aspekte. In unserem nächsten Video in dieser Serie werden wir weiterhin Themen zur Effizienz besprechen, beispielsweise Werkstatt-Layout, Ausstattung, Wartung & Instandhaltung, Personalbeziehungen und Motivation der Mitarbeiter.